Los asistentes personales son un lujo que pocos jefes realmente necesitan

Pilita Clark

Como regla general, creo todo lo que leo en Financial Times, pero hace unos días leí algo tan improbable que pensé que era un error. Una historia sobre Yngve Slyngstad, el CEO del fondo de riqueza soberana más grande del mundo, aseveraba que el director ejecutivo de 56 años de Noruega no tenía un asistente, organizaba sus propias reuniones y reservaba sus propios viajes.

Incluso para los estándares escandinavos, esto me pareció estrafalario. Slyngstad no es el director de una pequeña empresa startup. Gana cerca de US$ 800 mil al año por administrar el fondo petrolero de US$ 1 billón, un gigante de inversiones tan grande que tiene acciones en más de 9 mil compañías y tiene cerca de 3.500 reuniones corporativas al año. ¿Realmente les envía correos electrónicos a los asistentes personales de otros directores ejecutivos cuando quiere organizar una reunión?

Lo llamé y me enteré, con mucho gusto, que así es. "En realidad lo hago con bastante frecuencia", dijo, y explicó que cuando necesita ver a uno de los CEO con los que trata a menudo, habla con sus asistentes. "Algunos de ellos se quedan un poco sorprendidos", dijo, especialmente cuando llama a un asistente personal que acaba de enviar un correo electrónico para hacer una cita. "Primero responden con, '¿Quién eres?' Y yo digo: 'Bueno, yo soy con quien acabas de organizar la reunión'". Pero a menudo confía en sus subordinados relevantes para manejar esos detalles. El equipo del banco de inversión trata con los banqueros, el equipo de comunicaciones con los periodistas, etc. ¿Pero realmente navega en línea para reservar un hotel o un vuelo? Lo hace, aunque a veces llama a un agente de viajes. Cualquiera de estas medidas es más simple que tratar con un asistente, dice, incluso cuando llega a un aeropuerto y se entera de que se ha cancelado su vuelo.

Dentro de la oficina, piensa que tener un asistente personal conduce a un calendario lleno de reuniones y resulta en que los ejecutivos se vuelvan cada vez más remotos. Él sólo usa su puerta: si está abierta significa que cualquiera puede entrar, pero si está cerrada significa que está ocupado. Si necesita ayuda, digamos, en una plataforma de PowerPoint, le pide ayuda a un miembro del personal subalterno, lo cual le proporciona la ventaja adicional de enterarse de lo que está pasando en la oficina.

No conoce a ningún otro CEO en su nivel sin asistente y no está seguro de que funcione en un negocio con miles de empleados. Su operación tiene cerca de 600 empleados. Sin embargo, al escucharlo hablar, me pregunté por qué más ejecutivos no siguen su ejemplo.

La objeción más obvia es que un director ejecutivo con un gran sueldo debe estar enfocado en el trabajo, no haciendo reservas en Booking.com. Sin embargo, Slyngstad, como muchos de los CEO de la actualidad, es un experto digital. No dudo que sea más rápido para él reservar en línea él mismo. ¿Y por qué no usar equipos de expertos para organizar reuniones externas o manejar el negocio continuo en su oficina?

En muchas oficinas, esto ya es inevitable: miles de puestos de secretarias fueron eliminados por la crisis financiera de 2008, para no volver más. De hecho, hay indicios de que más CEO están probando una vida libre de asistentes personales.

Melba Duncan fue asistente ejecutiva del jefe de Lehman Brothers, Pete Peterson, durante años hasta que fundó su propia empresa de reclutamiento de asistentes de primera clase en Nueva York hace más de 30 años. Ella me dijo que había notado un salto en las llamadas en los últimos tres años por parte de ejecutivos que habían dejado de usar asistentes, lo que ella, naturalmente, piensa que es una locura. "El hecho es que la carrera de un ejecutivo se ve obstaculizada por entrar en este mundo de autoayuda", dijo, citando a los jefes que se habían enviado al aeropuerto equivocado y habían arruinado sus calendarios. Sin embargo, dudo que las personas se aferren a los asistentes simplemente para proteger sus carreras, o incluso su estatus.

Nunca he tenido un asistente personal y probablemente nunca lo haré. Pero hace unas semanas tuve que ir a una conferencia en un gran hotel cerca de Dublín. Cuando me estaba registrando, una mujer encantadora se materializó a mi lado y anunció que había sido asignada como mi "pastor" de eventos. Ella me guió con pericia por la extensa sede. Encontró salas de reuniones que yo nunca habría visto. Cuando comencé a murmurar sobre una batería descargada, se desapareció y regresó con tres baterías nuevas y una taza de café humeante.

Esto, pensé, sintiéndome un poco culpable, es la buena vida. Admiro a Slyngstad por rechazarla. Nadie necesita ser atendido de esta manera y estoy segura de que generalmente es ineficiente. Sin embargo, debe ser terrible tener que renunciar a este lujo.